O Excel é um poderoso aplicativo de escritório que permite realizar os cálculos computacionais mais complicados, sistematizar informações, criar cálculos analíticos. Infelizmente, muitos usuários, não entendendo as complexidades do Excel, usam-no apenas como uma simples ferramenta de cálculo, como uma calculadora.

Em um curto período recorde, as informações apresentadas, acompanhadas de indicadores numéricos, podem ser analisadas, tomar decisões de gestão eficazes com base nelas, ajudar a tabela dinâmica no Excel e como fazê-lo pode ser facilmente entendido lendo as recomendações de usuários avançados.

O procedimento para criar um relatório automático

A tabela dinâmica é criada tomando como base a tabela existente, que pode ser um produto do Excel ou outro banco de dados.

Se o usuário decidiu percorrer o curso inicial, como criar uma tabela dinâmica no Excel, é melhor que ele pratique na versão da tabela criada por esse aplicativo de escritório. Depois de dominar as noções básicas de como criar tabelas dinâmicas no Excel, você pode passar para opções mais avançadas, quando os indicadores são obtidos por meio de documentos criados por aplicativos completamente diferentes.

Requisitos básicos

Há vários requisitos obrigatórios, caso contrário, a tabela de resumo não executará as tarefas nas quais o usuário confia.

O requisito principal é que todos os dados devem ser inseridos na forma de uma tabela, no topo da qual, é claro, o cabeçalho é elaborado (com os nomes das colunas indicadas).

Além disso, linhas e colunas vazias devem ser completamente excluídas. Fora da tabela, não deve haver anotações e registros estranhos listados nas linhas ou colunas adjacentes à área usada.

É desejável que todas as células da tabela também tenham dados inseridos, se possível, as células vazias devem ser evitadas, pois isso pode afetar negativamente a sistematização e a subsequente análise das informações.

Muitas vezes, no Excel, os usuários combinam várias células. Se você precisar criar relatórios resumidos, terá que evitar essa mescla. É inaceitável ocultar linhas ou colunas que, na opinião do usuário, não são importantes nessa situação.

Instruções para criar

Depois que o usuário tiver cumprido todos os requisitos acima, você poderá prosseguir com outras ações, permitindo que você entenda como criar uma tabela de resumo no Excel.

Primeiro você precisa encontrar a primeira célula, localizada imediatamente abaixo do cabeçalho da tabela, e ativá-la. Para fazer isso, você precisa colocar o cursor do mouse nessa célula e clicar na tecla esquerda.

Então, no menu principal, vá para a aba “Inserir”, após a qual seu submenu aparecerá, entre os quais estará um ícone com o nome do item “Tabela Dinâmica”. Ao clicar nele, o assistente é ativado para criar relatórios resumidos, usando, assim, será muito mais fácil criar um relatório analítico tabular.

Na caixa de diálogo exibida, o editor de planilhas solicitará o intervalo a ser analisado. Na maioria das vezes, o assistente determina de forma independente, portanto, nenhuma alteração será necessária.

Você também precisa especificar onde o usuário deseja criar um relatório de resumo:

• na mesma folha onde estão os principais indicadores;
• na nova folha.

Na maioria dos casos, recomenda-se recorrer à segunda opção, então não haverá confusão, pois é mais fácil analisar as informações recebidas.

Mudando para uma nova planilha, o usuário encontrará uma área para a tabela, bem como uma lista de campos válidos. Tendo decidido quais indicadores específicos devem ser analisados, o usuário deve arrastar os campos selecionados nas áreas “Filtro”, “Coluna” com o mouse. Desta forma, será possível criar colunas do relatório de resumo.

Além disso, as linhas são desenhadas exatamente da mesma maneira, arrastando os campos necessários com o mouse. Se houver várias linhas, é importante determinar qual deve estar no topo e qual na parte inferior. Você pode organizar as linhas primeiro na mesma ordem e observar como é conveniente, como as informações de resumo serão exibidas. Se é difícil analisar os dados neste local, tudo é facilmente corrigido - basta segurar um determinado campo com o mouse e movê-lo para cima ou para baixo.

Em conclusão, resta fazer a última área do relatório de resumo de valores. O campo que é a chave para análise, por exemplo, a massa total, a quantidade total, é transferida para ele.

Se tudo for feito estritamente de acordo com as instruções, um relatório analítico será exibido neste estágio. Quando erros são detectados, basta trocar campos, atualizar os dados e a tabela será automaticamente reconstruída.

Usando relatórios resumidos

O usuário decide criar uma tabela dinâmica se for necessário recorrer freqüentemente a atividades analíticas. A este respeito, é útil saber que a tabela está equipada com um filtro que permite sistematizar dados pelos critérios especificados.

Aplicação de filtro

É útil para usuários novatos saber como atualizar uma tabela dinâmica no Excel e como fazer uma consulta com base no agrupamento de dados.

A atualização dos dados na tabela dinâmica é importante quando o usuário fez alterações na tabela principal. Para atualizar os dados, você deve clicar no mouse dentro do espaço de tabela, chamando um menu adicional. É fácil encontrar o item "Atualizar" e selecioná-lo será atualizado automaticamente.

Usar um filtro em relatórios de resumo também é muito importante. Muitas vezes, os dados diários dos funcionários são registrados e o funcionário responsável pelos relatórios analíticos precisa analisar os dados para o trimestre ou semestre.

Só para resolver esse problema ajuda o filtro. Mais uma vez, nada complicado é necessário. Basta clicar em qualquer data com o mouse (clique com o botão direito do mouse), selecionar “Grupo” no menu de contexto, seguido por uma caixa de diálogo na qual você pode definir métodos aceitáveis ​​de agrupamento. Depois disso, a tabela será automaticamente reconstruída, significativamente reduzida em tamanho e, portanto, será muito mais fácil analisar os dados.

Portanto, é fácil criar tabelas dinâmicas se você praticar primeiro em uma tabela simples, observando todos os requisitos e inserindo os dados corretos. Tendo dominado essas habilidades, o usuário sentirá muito rapidamente as vantagens, já que os dados serão analisados ​​em um curto período de tempo, acompanhados de precisão absoluta.