No Microsoft Office Excel, os usuários podem trabalhar com planilhas. Eles são uma grade de células que contêm informações. Além da possibilidade de preencher uma pasta de trabalho do Excel, você pode executar várias operações matemáticas, criar diagramas visuais e inserir outros elementos. O programa também trabalha com dados de outras fontes e bancos de dados, e o usuário pode salvar o resultado em um dos vários formatos populares.

Considere várias opções de conversão de arquivos.

Salvar um arquivo do Excel em PDF é mais usado em dois casos - quando um documento precisa ser transferido:

• Para casa de impressão para impressão;
• Para outro usuário - as informações devem ser fornecidas de uma forma mais simples e o arquivo não deve ser editável.

Além disso, documentos PDF podem ser abertos em qualquer computador, mesmo que o Excel não esteja instalado nesta ou naquela versão. A conversão de um documento para outro formato pode ser feita de várias maneiras. Isso inclui o uso de recursos do Excel - esse recurso apareceu pela primeira vez na versão de 2010.

Há também situações inversas - quando o PDF precisa ser convertido em um arquivo do Excel. Por exemplo, no caso em que um colega lhe envia dados de um relatório ou projeto recente, ou você baixou um arquivo cujo autor queria facilitar a leitura ou ocultar fórmulas do Excel. Em qualquer caso, se você precisar trabalhar com o documento e fazer alterações, precisará transferi-lo do PDF para o XLS.

Como converter o Excel para PDF

A estrutura da tabela do Excel é bastante complexa. As células editáveis ​​contêm não apenas as informações usuais, mas também fórmulas, links externos e elementos gráficos. Esse fator dificulta a circulação de documentos no programa.

Para aumentar a probabilidade de outro usuário poder abrir e ler o documento, você pode traduzi-lo em PDF. Também é conveniente no caso em que você precisa esconder fórmulas de estranhos pelos quais certos indicadores foram calculados nas células do livro. Antes de enviar o arquivo por email ou compartilhá-lo, faça a conversão em PDF de uma das seguintes maneiras:

1. Com funções embutidas do Excel;
2. Através do suplemento oficial da Microsoft;
3. Usando serviços online;
4. No programa baixado.

O documento PDF que você recebe de qualquer maneira será diferente em uma estrutura holística. Ele pode ser aberto em qualquer dispositivo, incluindo móvel, e também não pode ser editado pelo leitor. Este arquivo não contém referências a recursos de terceiros e fórmulas para cálculo.

Como converter Excel para PDF no próprio editor

Para usar esse método, você não precisa procurar por serviços de terceiros - on-line ou para download. Tudo é feito no Excel:

1. Selecione as células da tabela que você deseja converter em PDF ou vá para as próximas etapas se quiser converter a folha inteira (observe que o documento pode ser devolvido de volta - não é tão fácil, mas toda a estrutura será preservada);
2. Clique em "Arquivo";
3. Selecione "Exportar";
4. No Excel 2010, clique em "Salvar como", em versões mais recentes, primeiro especifique o local e o nome;
5. Na lista de formatos, selecione PDF;
6. Para configurar um documento futuro, clique em “Configurações” - você pode especificar o intervalo de páginas a serem convertidas, selecionar apenas células específicas, a planilha ativa ou o livro inteiro;
7. Escolha um método de otimização - para arquivos pequenos, o arquivo “Standard” fará, enquanto que para arquivos grandes você terá que alterar os parâmetros;
8. Nomeie o arquivo e salve-o - ele será aberto imediatamente por padrão;
9. Se o documento não abrir, é possível que o seu computador não suporte a leitura de PDF - instale o programa apropriado e verifique se tudo foi carregado corretamente;
10. Se você precisar fazer alterações, faça-as no documento de origem do Excel e converta-as novamente.

Ao salvar, você pode definir parâmetros adicionais.

Como converter Excel para PDF usando o suplemento oficial para o editor

Este método é adequado para os casos em que o Excel não permite converter, uma vez que não existe essa possibilidade na versão instalada. Você pode ignorar a restrição instalando um complemento especial (plugin) chamado “Salvar como PDF e XPS”. Você pode baixar a funcionalidade do site oficial da Microsoft - é grátis.

Para a tradução em si, você precisa:

1. Após a instalação do plug-in, no menu principal do Excel o campo “Criar PDF / XPS” aparecerá na seção “Salvar” - selecione o formato PDF e nomeie o documento;
2. Salve este arquivo no diretório desejado no seu computador.

Para facilitar o trabalho com a função, use a capacidade de selecionar células ou salvar uma página ou uma planilha inteira, que são descritas da maneira anterior.

Itens de menu podem variar ligeiramente dependendo da versão do Office.

Como converter Excel para PDF usando serviços online

Na Internet, há um grande número de conversores que permitem converter XLS para PDF em apenas alguns cliques. A maioria faz isso de graça ou oferece ao usuário um modo de demonstração. Para conversão você geralmente precisa:

1. Baixe o documento para o sistema de serviço;
2. Selecione o formato no qual o documento será traduzido, se houver vários disponíveis;
3. Comece a conversão;
4. Baixe o arquivo PDF para o seu computador.

Todos os serviços têm funcionalidade semelhante, mas é recomendável escolher os comprovados para que os vírus não entrem no computador. No entanto, o método não é recomendado, se for possível realizar a conversão diretamente no Excel. Isso é mais complicado e mais longo, e alguns serviços oferecem recursos limitados ou pedem para pagar pela conversão.

Um dos muitos exemplos de ferramentas online.

Como converter Excel para PDF usando programas para download de terceiros

Como os serviços online, esses programas permitem que você faça a conversão sem usar a funcionalidade do Excel. Isso é necessário nos casos em que a versão do editor não permite que o processo seja feito nele. Os programas funcionam de acordo com o princípio de uma impressora virtual - eles aceitam o arquivo “para imprimir”, mas em vez de emitir um documento em papel, salve-o em outro diretório. Ao mesmo tempo, durante o processo, você pode alterar o formato, inclusive de XLS para PDF.

Um dos melhores programas para a transformação além do Excel é o Universal Document Converter. Ele adiciona várias funções na forma de teclas de acesso ao menu principal do editor para facilitar a gravação do arquivo em um formato diferente. Tendo instalado o Universal Converter, você poderá converter documentos do Excel em PDF em alguns cliques:

1. Vá para a barra de ferramentas do conversor:
2. Selecione "Converter em PDF" ("Converter em PDF");
3. Especifique o nome e a localização do arquivo, salve.

Esse método, como é o caso dos serviços online, é recomendado para as versões do Excel, nas quais é impossível realizar a conversão usando as funções internas.

O Universal Document Converter está incorporado no programa.

Como colocar uma folha inteira do Excel em uma página PDF

Se você precisa fazer uma folha do livro do Excel ocupar uma página em PDF e ao mesmo tempo ser exibida corretamente:

1. Abra o “Layout da Página” no Excel, clique na seta que abre as opções adicionais (ícone no canto inferior direito da área “Configuração da Página”);
2. Ative o item “Coloque não mais que em” e especifique o número de páginas igual a um;
3. Clique em "OK", imprima o arquivo em PDF usando as funções do Excel, um plug-in adicional ou o Universal Document Converter.

É muito fácil encaixar um documento no formato de uma folha.

Como converter arquivos Excel em massa para PDF

Se você criar regularmente um grande número de documentos XLS que precisem ser traduzidos para PDF, isso pode ser feito usando a função automática. Ele fará o trabalho mais rapidamente e você não precisará executar todas as ações manualmente.

Essa oportunidade está no Universal Document Converter. Para ativá-lo, você precisa fazer configurações:

1. Quando você salva o documento, selecione o programa entre as impressoras;
2. Clique em "Alterar configurações";
3. Nos parâmetros do documento final, especifique o formato do PDF;
4. Para iniciar a conversão em lote, clique em "Iniciar";
5. Os documentos atuais e subseqüentes serão salvos no formulário desejado - isso pode ser cancelado nas mesmas configurações.

Você também pode usar o programa para download Folder Mill, que é capaz de trabalhar com um grande número de arquivos de vários formatos vindos de fontes externas. Ele foi criado para simplificar o trabalho de funcionários de empresas que precisavam converter tudo manualmente. Use o Folder Mill - nas configurações, especifique que os arquivos serão convertidos em PDF, após o qual a conversão automática será iniciada.

A aplicação é relevante quando um grande número de documentos conversíveis

Como proteger um arquivo PDF recebido com uma senha

A proteção contra o acesso sem o código apropriado é necessária para impedir que o arquivo seja lido por terceiros. A maneira mais fácil de fazer isso é também usar o Universal Document Converter. Para ativar a proteção que você precisa:

1. Abra o documento requerido no formato XLS no Excel;
2. Clique em "Imprimir", selecione Universal Converter como uma impressora e selecione "Propriedades";
3. Defina a função para que o documento de saída esteja em PDF - isso é feito no “Formato de arquivo”;
4. Na área "PDF Standart", selecione "Password Protection" e insira o código secreto;
5. Se mais tarde você precisar adicionar páginas a um documento protegido por senha, não altere o código secreto em si (se o arquivo inicialmente não tiver proteção, não o instale em novas páginas);
6. Clique em "OK", imprima o documento do Excel como um PDF usando o Conversor.

Como converter PDF para o Excel

Situações reversas, quando você precisa converter PDF para o Excel, acontecem se você foi enviado um arquivo cujo autor não levou em conta que você gostaria de editar. Além disso, os documentos PDF costumam ser o único formato disponível ao fazer o download de tabelas diferentes com taxas da empresa. Eles são projetados para garantir que o arquivo estará disponível em qualquer sistema, mesmo se não houver nenhum Excel no dispositivo.

Ao contrário da conversão primária da tabela do Excel para um documento PDF, o procedimento inverso é mais complicado. No entanto, isso também pode ser feito no editor - para isso você tem que usar uma das duas opções:

1. Recurso Coluna de texto no Microsoft Office Excel (o Acrobat Reader também é necessário);
2. Conversor on-line;
3. Programa para download para converter.

Como converter PDF para o Excel usando a opção Texto por coluna

O visualizador popular da Adobe fornece esse recurso.

Este método não requer o download de programas especiais ou a utilização de serviços online - o Acrobat Reader é suficiente para quase todos os computadores. Para converter você precisa:

1. Visualizar PDF no Acrobat Reader;
2. Salvar como texto simples usando "Arquivo" - "Salvar para os outros" - "Texto" (ou "Arquivo" - "Salvar como" - "Tipo de arquivo" - "Arquivo de texto");
3. Especifique o nome e salve o diretório, clique em "Salvar";
4. Em seguida, abra um documento de texto e transfira arquivos dele para um novo arquivo do Excel - cole na célula A1;
5. Use a função de distribuição automática - "Dados" - "Trabalhar com dados" - "Texto por colunas";
6. A janela “Text Wizard” será aberta, onde na seção “Source Data Format” você precisa selecionar “Delimited”, então “Next”;
7. Como um caractere separador, defina um espaço, remova as marcas restantes;
8. Especifique qualquer coluna na "Análise de dados de amostra", selecione "Texto" na coluna "Formato de dados";
9. Repita as etapas anteriores para cada coluna nas amostras;
10. Clique em "Concluir" para concluir o procedimento - os dados do PDF serão ordenados no Excel por coluna.

A seqüência de operações consiste em vários estágios.

Como converter PDF para o Excel usando serviços online

Existem muitos programas na Internet para transformar o XLS em PDF. Em contraste com a ação inversa, com essa conversão geralmente é mais fácil usar o serviço. Normalmente, o procedimento é o seguinte:

1. Baixe o PDF para o sistema de conversão (para obter o melhor resultado, use os arquivos em que a estrutura da tabela é salva);
2. Escolha o formato requerido e inicie a conversão;
3. Quando o processo estiver concluído, baixe o documento resultante.

Muitos programas têm um limite na quantidade de dados ou no número de arquivos que eles oferecem para remover, tendo recebido acesso pago. Alguns serviços exigem que você insira um endereço de correspondência para enviar um arquivo para ele. O mais provável é que você tenha que trazer a tabela para a forma desejada, já que os serviços raramente lidam com a formatação - especialmente documentos complexos. No entanto, eles realizam o trabalho principal e exigem apenas alguns cliques para iniciar a conversão.

Exemplo de serviço online para conversão

Como converter PDF para o Excel com um programa para download

Há um grande número de conversores que podem ser baixados para uso. Normalmente, o mais eficaz - pago. Eles valem a pena comprar se você tiver que trabalhar com um grande número de documentos. Geralmente o processo é algo assim:

1. Você abre o arquivo PDF necessário ou chama o menu de contexto para ele por localidade;
2. Escolha uma função de conversão, formato final, nome e diretório;
3. Faça a conversão.

O resultado

Documentos em PDF são muito populares porque podem ser abertos em qualquer computador. A conversão de XLS para PDF é necessária para facilitar a execução em diferentes dispositivos, simplificar a leitura e proibir a edição e a exibição das propriedades das células da tabela. A transformação inversa é necessária para trabalhar com os dados da tabela na interface do Excel.