No trabalho conjunto sobre documentos de texto hoje, os usuários estão usando ativamente a função de fazer alterações registradas. Ele está localizado no bloco "Revisão" do menu de configurações. Seu uso permite que você faça edições e notas que serão vistas por outro usuário que abriu este arquivo. O autor do documento pode aceitar ou rejeitar essas notas e instruções de outras pessoas que estejam trabalhando no arquivo, ocultá-las ou mostrá-las. Em qualquer caso, você deve verificar no texto as correções não exibidas, a fim de não enviar acidentalmente, por exemplo, por e-mail para outra pessoa.

Nesse caso, além das edições reais, o Word também oferece suporte a essa função como comentários. Eles estão localizados diretamente na janela de edição e ficam visíveis somente quando a exibição da área de revisão de arquivos de texto está ativada. Eles não podem ser aceitos ou rejeitados, e para a pessoa que trabalha no arquivo, há, na verdade, apenas uma opção: quando não são necessários, as anotações são simplesmente excluídas. Sua função é simples: se a edição feita por outra pessoa requer esclarecimento, o usuário também cria uma nota neste local. Então o autor do documento não vai lutar com a motivação da decisão, e o trabalho será claramente mais produtivo.

Mudanças de modo no Word

Para ativar, bem como remover, a exibição da área de correção no Word, você deve encontrar a guia "Revisar" na linha superior da faixa de opções Configurações e clicar no botão com a legenda correspondente. Na parte inferior desse ícone, há uma seta. Isso significa que, ao clicar nela, uma lista suspensa será aberta, na qual você pode optar por exibir a área de revisão. Depois disso, você pode fazer correções, inserir comentários no texto e qualquer pessoa que abrir esse arquivo os verá, e o criador do documento poderá aceitá-los ou rejeitá-los. Se você é o autor deste texto, então você só precisa fazê-lo.

Às vezes, essas alterações registradas são ocultadas quando um arquivo de texto é aberto em um processador de texto. Então você tem que ativá-los no mesmo menu. Ao lado do botão do mesmo nome, estará o item “Tracking”. Ao clicar nele, você receberá uma lista suspensa na qual precisará marcar todos os itens propostos. Depois disso, os itens necessários serão exibidos na janela de edição na íntegra. Na verdade, se você quiser exibir nem todas as alterações feitas e registradas, selecione apenas os itens de interesse nesse menu.

Como remover a área de revisão

Você pode remover todas as alterações em um documento no Word, conforme declarado na documentação oficial da Microsoft, ativando a exibição, aceitando ou rejeitando cada uma delas. Se você fez tudo o que descrevemos acima, a primeira parte já foi concluída. Agora, no menu de revisão, clique no botão "Avançar". A área correspondente será destacada na janela de edição, e você verá os itens “Fix” e “Reject” ao lado do botão que você acabou de pressionar. Se o fragmento selecionado for uma nota, o botão será um, "Excluir". Na verdade, este é exatamente o caso, tomando cada correção uma a uma ou rejeitando-a, na Palavra você removerá todas elas.

No entanto, às vezes há textos volumétricos em que há muitas dessas áreas. Ou, digamos, para você no processo de trabalho, cada uma das mudanças e comentários feitos anteriormente, deixaram de ter importância. Nesse caso, clicar em cada um deles pode ser uma tarefa, portanto, os desenvolvedores do Microsoft Word forneceram a capacidade de automatizar esse processo. Cada etapa será idêntica à acima, somente no final do processo, quando você começar a aceitar cada item desejado, você precisa selecionar um menu suspenso à direita do botão correspondente. Nele, o usuário pode clicar no item “Aplicar todas as correções no documento” e, em seguida, as notas exibidas e ocultas no texto serão marcadas como aceitas. Na verdade, a fim de remover cada um deles, você precisa agir exatamente da mesma maneira, isto é, encontrar a seta à direita do botão "Rejeitar", clicar nele e selecionar o item "Rejeitar todas as correções".

Observe que, para remover comentários, você precisará executar o procedimento apropriado e com qualquer comentário no mesmo item de menu. Por favor note que neste modo você irá marcar cada uma das mudanças e notas feitas, e não apenas aquelas que são exibidas no modo selecionado. Nesse caso, a seleção se moverá pela tela e “realçará” a área que você está editando no momento.

Posfácio

Ao trabalhar com fragmentos de texto no Word, você precisa levar em conta que, para a conveniência da leitura, o autor ou outros usuários poderiam tornar as anotações e comentários ocultos de outros autores. Como o processador de texto padrão não exibe essas coisas, abrindo um arquivo recebido de outro usuário, você pode não saber que ele está lá até que você o ative. Da mesma forma, antes de trabalhar ou transferir para algum lugar, você deve verificar a disponibilidade das áreas revisadas e, se disponível, aceitá-las ou removê-las do texto. No Word, isso é feito com apenas alguns cliques do mouse.

Ao mesmo tempo, lembre-se de que há apenas uma maneira de proteger suas edições de olhares indiscretos: criar cópias. O fato é que qualquer usuário pode remover correções e notas de um documento do Word, uma vez que não há modelos de edições distribuídas neste processador de texto, isso seria uma complicação muito grande do modelo. Portanto, se você quiser criar notas e edições apenas para si mesmo, crie uma cópia separada para você. Mas essa abordagem tem uma desvantagem, porque você precisa controlar as alterações na cópia que você deixou para uso geral.